Svenska museer behöver stabila register för sin samlingsförvaltning. Det handlar helt enkelt om att hålla ordning på vad de har, och var de har det. Till en början fördes dessa register i stora liggare, senare ofta i kortkataloger. Idag har de flesta åtminstone påbörjat arbetet med att lägga in sina uppgifter i en databas. Eller flera.
Under RAÄ:s dialogturné, som vi tidigare skrivit om här, har vissa frågor varit ständigt återkommande. En del av dem handlar om själva databassystemen som sådana, och även om vi inte är i databasbranschen kommer frågorna tillbaka till oss hela tiden.
Varför det finns så många olika system?
Svaret måste sökas i att databaserna, liksom museisektorn som sådan, växt fram organiskt och utan central styrning. Många organisationer har börjat lösa sina lokala problem på egen hand, och sökt sig framåt utifrån sina lokala förutsättningar i form av nätverk, resurser och teknisk infrastruktur. Den enskilda tjänstemannen kanske byggde upp en ordning som var helt perfekt för just hans ämne, samling och intressefokus. Hans kollega i rummet intill gjorde samma sak, fast med lite annorlunda utgångspunkter. Då fick man två system inom samma institution! Och det finns ju många institutioner. Därför kan helhetsbilden ge ett lite brokigt intryck.
Vilket är bäst?
Denna fråga kommer ofta upp men vi besvarar den aldrig. Som myndighet kan vi naturligtvis inte göra reklam för ett enskilt företag, men vi brukar hänvisa i mer allmänna ordalag till att det kan vara bra att välja ett system med många användare och stabil utvecklingsmiljö. Att bygga en egen, ny modell är alltså inte någon god idé.
Men hur många databassystem finns det egentligen?
Vem vet? Vi har försökt sammanställa en lista, men den är säkert inte fullständig. Känner du till flera databassystem i funktion på svenska museer vore det fint om du ville hjälpa oss att komplettera listan!
Här är en början i alla fall:
- Axiell CALM. Brittiskt system som används av ett par arkiv i Sverige och över 300 organisationer internationellt. Â
- Carlotta (levererar till K-samsök). Svenskt system som används av sju institutioner i Sverige.
- Elmer. Svenskt system som används av tre museer i Sverige, för mer information kontakta något av dessa (Länsmuseet i Halmstad, Grenna museum eller Stockholms läns museum).
- EMu. Australiensiskt system som används av Helsingborgs stads museer, ca tjugo institutioner i övriga Europa och flera tusen i resten av världen.
- Fotoware. Norskt bildbyråsystem som används av Stockholms stadsmuseum och hundratals andra organisationer i många andra länder.
- MIS (levererar till K-samsök). Svenskt system som utvecklats och används av Historiska museet.
- MuseumPlus (förbereder leverans till K-samsök). Tyskt system som används av åtta museer i Sverige och även finns på institutioner i tjugo andra länder.
- Primus (levererar till K-samsök). Norskt system som används av tolv institutioner i Sverige och fler än hundra i Norge.Â
- Sofie (förbereder leverans till K-samsök). Svenskt system som används av över 200 svenska museer och andra mindre aktörer som hembygdsÂföreningar.
- TMS. Amerikanskt system som används av Moderna museet i Sverige och ca 6000 institutioner i andra länder.
Dessutom finns en bred flora av hembyggda register i t ex Access, Excel, FileMaker eller Word. Den som vill veta mer om de internationella systemen bör också titta på brittiska Collections Trust’s Software Survey, som finns att läsa här.
>>Johanna Berg, verksamhetsutvecklare på Riksantikvarieämbetet
