Taggad: Spectrum

Nordisk konferens om Spectrum och dokumentation

I slutet av maj hölls  en nordisk konferens om samlingsförvaltning med avstamp från den internationella standarden Spectrum, läs mer om Spectrum på www.raa.se/spectrum. Konferensen arrangerades av Finlands museiförbund. Riksantikvarieämbetet och Norsk kulturråd var medarrangör. Deltagare var museiprofessionella från Norden, Estland, Tyskland och England. Första dagen bestod av  föreläsningar och andra av workshops.

Vi var tre personer från Riksantikvarieämbetet som deltog i konferensen vi höll presentationer och arrangerade också en workshop

Att träffas över landsgränser och diskutera frågor som rör samlingsförvaltning är av stort värde för att få inspiration och förslag till lösningar på problem. Deltagarna hade många frågor men delade även gärna med sig med sina egna erfarenheter.

Domkyrkan i Helsingfors, foto Susanne Nickel (cc-by)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Under konferensen fick vi höra hur Sverige, Norge och Finland jobbar med Spectrum. Collection Trust från England redogjorde för utvecklingen av Spectrum 5.0 som är en ny version av standarden som kommer i början av hösten.

I Finland är den delen av Spectum som rör kataloganvisningar översatt (appendixet). Det är den del som berörs vid registrering av föremål.  Finlands museer kommer att erbjudas att ansluta sig till ett enhetligt databassystem (MuseumPlus RIA) som är Spectrumkompatibelt. Fokus för finskt arbete har varit att skapa  en gemensam begreppskatalog.

Från Norge presenterade Norskt kulturråd sitt arbete med översättningen av standarden och även implementering. Standarden har varit översatt i drygt ett år och nu försöker de få en bild  av hur mycket Spectrum används på norska museer och hur väl Spectrum korrelerar med verksamheten. De har skickat ut en enkät till museerna för att få svar på några centrala frågor, samt även se vilka av processerna som används mest.

Riksantikvarieämbetet presenterade arbetet med den svenska översättningen och hur vi har rollen att samordna och stötta museer i frågor om samlingsförvaltning. Presentationerna tog även upp hur  Riksantikvarieämbetet kommer att arbeta framöver och visade några exempel på museer som börjat använda Spectrum i olika grad och hur de gjort.

Kevin Gosling från Collections Trust, redogjorde för utvecklingen av Spectrum och hur den tagits fram i samarbete med museer i England och under senare år även internationellt. Det är i samverkan och utifrån gemensamma arbeten som en standard kan få relevans och väl representera arbetet på ett museum. Att använda Spectrum i dagligt arbete stärker professionaliseringen.

För att läsa mer, se blog: Postcard from a conference: SPECTRUM 29-30

Ingela Chef Holmberg
Annika Carlsson
Susanne Nickel

Samlingsförvaltning – vad är det?

Foto: Gabriella Ericson, CC-BY
Foto: Riksantikvarieämbetet, CC-BY

”Great museums use good collections management to bring objects, experiences, facts and stories together to create moments of wonder.”                                         Nick Poole på Samlingsforum 2013

Museernas samlingar är en kunskapsresurs och en del av samhällets kollektiva minne. I en museisamling finns föremål men också dokumentation och kunskap om dem. Allt detta måste någon hålla reda på så att man vet vad man har och att man kan hitta såväl föremålen som den tillhörande informationen. Man behöver också se till att föremålen hålls i så pass gott skick att de kan användas till utställning eller forskning. Då måste man försäkra sig om att samlingen förvaras i ett klimat som gör att föremål inte rostar eller bleks, och ha rutiner för att upptäcka skadedjur i tid så att de inte blir uppätna. Allt detta och mycket mer ingår i samlingsförvaltning.

Samlingarna och kunskapen om dem är i de flesta museer utgångspunkt för hela museiverksamheten. Det är därför viktigt att förvaltningen av samlingarna är väl integrerad i hela museets verksamhet.

Samlingsförvaltning som begrepp används för att beskriva en helhetssyn på arbetet med samlingar där alla inblandade yrkesgrupper arbetar mot samma mål. Syftet är att göra förvaltningen av samlingarna mer ändamålsenlig, effektiv och hållbar. Arbetet omfattar allt från insamling, gallring och vård till dokumentation och informationshantering. I samlingsförvaltningen ingår också att se till att samlingen görs tillgänglig för nutida och framtida generationer. Samlingsförvaltning bygger på att man har tydliga riktlinjer, rutiner och rollfördelningar som är kopplade till organisationens mål.

Gabriella Ericson, CC-BY
Foto: Riksantikvarieämbetet, CC-BY

Riktlinjer och standarder

I den brittiska specifikationen  PAS 197:2009 ”Code of practice for cultural collections management” beskrivs hur man kan arbeta strategisk med samlingsförvaltning. Samlingsarbetet sammanfattas i de fyra områdena

  • utveckling
  • information
  • tillgänglighet
  • vård och konservering.

Samlingsförvaltningens mål utgår från museets verksamhetsidé och sammanfattas i en policy. I policyn refererar man till de juridiska och etiska styrdokument man har att förhålla sig till.

Susanna Hillhouse, som är registrator vi National Trust for Scotland och som bland annat skrivit en handbok om PAS 197, var inbjuden till Samlingsforum i Visby i november i år och poängterade då vikten av att man överger stuprörstänkandet som kan finnas mellan avdelningar och mellan intendenter, konservatorer och dokumentationsansvariga och istället ser till helheten och en genomtänkt balans mellan olika områden.

Fler och fler museer har också börjat använda sig av standarden SPECTRUM. Standarden definierar dokumentationskrav för de viktigaste processerna inom samlingsförvaltning och följer samma övergripande ramverk som PAS 197. SPECTRUM har översatts till svenska av Riksantikvarieämbetet i samarbete med Digisam och 12 svenska museer och finns för fri nedladdning här.

Såväl stora som små museer kan ha hjälp av att ha ett övergripande ramverk att förhålla sig till och att arbeta efter SPECTRUM. Man behöver inte sätta igång med allt på en gång, utan kan börja med en enskild process om man så vill. När man ser över sina policyer, planer och processer ser man också var man har brister. Har man till exempel ingen aktuell och beslutad katastrofplan är det en högt prioriterad uppgift att arbeta fram en sådan.

Inom konservering finns en rad standarder som tagits fram i det europeiska samarbetet för standardisering CEN/TC 346 Conservation of Cultural Heritage, där Riksantikvarieämbetet är en aktiv part. Ett aktuellt exempel är en nyutgiven standard för skadedjurskontroll, som beskriver hur man skyddar sin samling mot skadegörare som gnagare, skadeinsekter och mikroorganismer.

Program för God samlingsförvaltning 2017-2019

Samlingsförvaltningen är central i museets verksamhet och viktig inte minst för att den lägger grunden för öppenhet och ger möjlighet att redovisa vad som finns i samlingen, var det finns och för att på ett medvetet och transparent sätt utveckla samlingen och samlingsarbetet för framtiden.

I kommande inlägg här på K-blogg kommer vi att fördjupa oss i några olika aspekter av samlingsförvaltning med tyngdpunkt på vård och konservering.

Läs gärna mer om Riksantikvarieämbetets arbete inom området i Program för God samlingsförvaltning 2017-1019 eller på Riksantikvarieämbetets webb.

 
Gabriella Ericson, utredare samlingsförvaltning, Riksantikvarieämbetet.

Fyndens väg från undersökare till museum

En medeltida schackpjäs hittad i kv Eddan, Linköping. Foto: Karin Lindeblad, Riksantikvarieämbetet UV Öst
En medeltida schackpjäs hittad i kv Eddan, Linköping. Foto: Karin Lindeblad, Riksantikvarieämbetet UV Öst

Det är naturligt att det blir ett stort fokus på digital information i olika former inom DAP (Riksantikvarieämbetets program om en Digital Arkeologisk Process), men fynden är också ett resultat från en utgrävning som måste hanteras. Processen att få fynden från undersökare till museum tar i dag många år och innebär en hel del dubbelarbete. Förra året kom en rapport från Riksantikvarieämbetet och Statens Historiska Museer om situationen med förslag på åtgärder och Riksantikvarieämbetet jobbar nu med att följa upp en del av dessa.

Långsam och arbetskrävande process
I dagsläget är det Riksantikvarieämbetet som fattar beslut om fynden ska behållas på statligt museum, eller om de kan fördelas till ett regionalt museum som då övertar ägandeskapet. Vissa museer anhåller om samtliga arkeologiska fynd inom sin region, andra vill bara ha ett urval. Staten har dessutom rätt att avslå en anhållan, om föremålen bedöms vara så viktiga att de bör finnas kvar i statlig ägo. Ett beslut kan därför inte fattas förrän efter det att alla resultat från undersökningen är fullt redovisade i en rapport och lagts in i lämningsregistret (FMIS) av handläggare vid Riksantikvarieämbetet. I dagens system framgår det därför inte i rapporten på vilket museum fynden kommer hamna.

Mottagandet medför dessutom en hel del jobb för museets personal, en arbetsbörda som ökat de senaste åren när allt fler undersökningar utförs av andra organisationer än museerna själva. Det måste kontrolleras att det som står i fyndlistan faktiskt levererades av undersökaren. Fyndlistorna kan behöva skrivas in för hand igen eftersom de inte registrerats på det sätt som det mottagande museets system kräver. Fyndetiketter måste göras om och bytas ut på samtliga askar så att museets egna fyndnummer framgår.

För att museernas samlingar ska kunna vara en bra resurs för forskning och kunskapstillväxt krävs också att information om deras innehåll finns tillgängligt digitalt. Det här jobbar museerna allt mer med, både att lägga ut sina egna samlingsdatabaser på nätet och att koppla samman dessa på nationell nivå med K-Samsök och internationellt med Europeana. Det är viktigt att fynden kan behålla sin koppling till var de hittades (platsen) och i vilket sammanhang (grav, boplats, offer?) – dvs kopplingen till fältdokumentationen som i sin tur är digital och koordinatsatt.

Förslag på lösningar
I DAP arbetar vi nu därför med att ta fram förslag på hur fyndfördelningsprocessen kan effektiviseras och hur onödigt dubbelarbete kan undvikas vid fyndmottagning, samt hur vi kan säkerställa att fynden inte tappar sin koppling till fältdokumentationen. Det innebär att utveckla digitala register för uppdrag och dokumentation, men kan även innebära att förtydliga rekommendationerna för hur fyndregistrering bör organiseras (t.ex. enligt SPECTRUM). Vi har dels pratat med de som handlägger fyndfördelning här på RAÄ och dels varit i flera möten med personal vid Historiska Museets avdelning för kulturhistoria och samlingar. Vi kan identifiera några möjliga lösningar som kan skapa en mer effektiv hantering av fynden för alla parter.

  • Lämningsnummer: Genom att arkeologerna kommer kunna registrera direkt i lämningsregistret i samband med undersökningen så kan fyndfördelningsbeslut tas så fort rapporten är klar.
  • Uppdragsregister: Redovisar vilket museum som är fyndmottagare för respektive undersökning.
  • Fältdokumentationsregister: Arkeologernas digitala information om lämningar, anläggningar och fynd bevaras.
  • Fynd-ID: DAP tar fram ett system så att varje fyndpost i fyndregistret får ett unikt ID enligt internationell standard (t.ex. UUID). På det sättet säkerställs att det alltid finns en koppling mellan arkeologernas fältdokumentation och föremålen i museernas samlingar, oavsett var de förvaras.

Vi har lite fler idéer också som kan effektivisera arbetet ytterligare, inte minst tack vare goda förslag från Historiska Museet som också jobbar med detta från sitt håll. Lösningarna kommer arbetas fram i dialog med museerna och de arkeologiska undersökarna. En del saker kan lösas med att vi bygger tekniska system för informationsdelning, men andra saker kan bara lösas genom att alla som arbetar med fynden i olika stadier av processen har bra kommunikation med varandra och arbetar enligt principer och standarder vi kommit överens om.

 

Hur ligger vi till i arbetet med Spectrum?

Som vi tidigare beskrivit här på K-blogg samt på Digisam.se har arbetet med att översätta och bearbeta samlingsförvaltnings-standarden Spectrum till svenska startats upp.

Av standardens 21 processer inom samlingsförvaltning har vi i dagsläget översatt 10 stycken. De är olika i omfång och karaktär då de beskriver processer som i sak är väldigt olika. Tex inlån eller invantariekontroll.

Det är ett arbete som görs i två parallella arbetsgrupper med representanter från statliga, regionala och kommunala museer. Det har visat sig att vi inte alltid har samma sätt att genomföra de olika processerna och att de inte alltid ser ut som de beskrivs i Spectrum. Det har blivit många livliga diskussioner om formuleringar då det är viktigt att det som står i den engelska standarden även står i den svenska. Betydelsen måste vara lika. Det är stark målsättning i grupperna att komma fram till begrepp och ordalydelser som vi alla kan arbeta med.

Mötena har utmärkt sig för sin glada och positiva stämning, vi är alla så glada att få prata samlingsförvaltningsfrågor med någon annan då det ibland kan vara ensamt på ett museum i den rollen.

P1010133

Spectrum används över hela världen vilket innebär att det internationellt samarbete inom samlingsförvaltning underlättas, samt att fokus på dessa frågor växer med spridningen. Nu senast lanserades Spectrum i Brasilen . http://www.collectionstrust.org.uk/blog/spectrum-brazil

Marcello Mattos Araujo, State Secretary of Culture for Sao Paulo in Brazil has announced the adoption of the SPECTRUM standard by Brazilian museums at an event this week attended by Collections Trust CEO Nick Poole. Speaking at the launch of the Brazilian Portuguese version of the standard, the State Secretary acknowledged SPECTRUM as a key element of the national programme to support the development of Brazil’s museums.”

Under hösten kommer vi att bli klara med de resterande 11 processerna samt få till appendixet som beskriver informationsdata som är kopplat till standarden. Efter årsskiftet kommer de som ingår i referensgruppen kunna läsa och kommentera översättningen. Hösten 2015 ska den vara fullt klar att lanseras och användas inom svenska museer. Vi är i stor tro att implementeringen och användandet av Spectrum starkt kommer att bidra till professionaliseringen inom samlingsförvaltningen på museerna.

Har ni frågor om processen eller om Spectrum, kontakta:

Ingela Chef Holmberg, 08-5191 8368, ingela.chef.holmberg@raa.se